社内データの管理とバックアップ

企業にとって最も大切なものの一つは、『情報』です。

・商品開発のデータ
・料理のレシピ
・顧客リスト
・マニュアル
・写真や動画
・経理データ
などなど無くしてしまうと二度と手に入らないものもあります。

そんな大切なデータ、しっかり管理できているでしょうか？

現在、多くの情報はコンピュータのファイルとして管理していると思います。

ファイル管理の方法

●それぞれのパソコンに保存している
●社内のPCをファイルサーバにしている
●外付けのハードディスクを使っている
●ネットワークディスクを使っている
●オンラインストレージを使っている
など

●それぞれのパソコンに保存している
これ一番やっちゃいけないやつです。
パソコンごとにファイルがバラバラに保存されていると、管理できなくなって同じファイルのバージョン違いができてしまったり、どちらも新しいけど中身が違うデータができてしまったりします。

ファイルはなるべく一元管理するようにしましょう。

●社内のPCをファイルサーバにしている
●外付けのハードディスクを使っている
●ネットワークディスクを使っている
などの場合は、そこだけにファイルが保存してある状態だと、いざそのディスクが壊れてしまったときに、すべてのデータがなくなってしまいますので、必ずバックアップを取るようにしましょう。
バックアップには、ディスクの２重化やRAIDなどがあります。（ここでは詳しくは説明しませんが）

ただし、うちはハードディスクに保存してあるデータをバックアップディスクにも保存しているからだ大丈夫だ！
とは言い切れません。

例えば、
・泥棒が入って２台のハードディスクを一緒に盗まれたら？
・火事や水害でディスクが壊れてしまったら？
同じ場所にバックアップがあると同時に失ってしまう可能性がゼロではありません。

●オンラインストレージを使っている
ドロップボックス、Googleドライブ、iCloudなどのオンラインストレージと呼ばれるクラウドサービスです。
オンラインストレージはパソコンのハードディスクのように使えますが、自動的にインターネット上にファイルのコピーを取ってくれます。

例えば、自宅と職場の両方で作業したいとき、職場で作成したファイルを自分のパソコン内に保存しておけば、自宅に戻ってパソコンを開くと、そのファイルが自動的に自宅のパソコンにもコピーされます。万が一パソコンが壊れてしまっても、会社が火事になっても、データはインターネット上に保存されているので、すぐに取り出すことができます。

無料でも使えるサービス（例えばDropboxなら2GBまで無料）もあるので、使っている人は多いです。
ただ、セキュリティの面を考えたときに、情報が流出してしまわないかということが心配になります。先日も「宅ふぁいる便」で480万件の情報が流出しましたね。クラウドサービスを使うと簡単に情報にアクセスできるのでとても便利ですが、危険も増えます。

ただし、このようなクラウドサービスの情報漏えいは大々的にニュースになりますが、小さな情報漏えいについてはあまり表に出てきません。

たとえば、
・データの入ったパソコンやUSBメモリを電車に置き忘れた
・パソコンが盗まれた
・社員が情報を勝手に持ち出した
・データの入ったパソコンをそのまま廃棄した
など考えられる情報漏えいはたくさんあります。

漏洩しても問題ないデータか、
絶対に外部に漏らしたくないデータか、
きちんと考えて管理することが大切ですね。

たとえばエクセルであれば、ファイルに対してパスワードを設定することができます。
大切なデータをオンラインストレージに保存するときは、ファイル自体にパスワードをかけるなどの対策もしておきましょう。